Umgang mit Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern ist eine wichtige Disziplin innerhalb der Geschäftswelt. E-Mails haben großes Gewicht an allen Fronten. Außerdem wird sehr oft etwas in das Geschriebene hereininterpretiert. Allein auf Grund dieser Punkte ist es wichtig sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und etwas auf die Etikette zu achten.

  • 1

    Kommunikation ist alles! E-Mails dienen der Kommunikation, ersetzen jedoch nicht das persönliche Gespräch. Oftmals lassen sich gerade intern Dinge besser mündlich, oder Face to Face regeln.

  • 2

    E-Mails dienen nicht als Punchingball und sollten keine negativen Emotionen transportieren.

  • 3

    Bei wichtigen E-Mails ist ein telefonisches Nachfassen empfehlenswert. Wichtige Anweisungen sollten daher auch immer im Team angekündigt werden.

  • 4

    Wer weniger E-Mails schreibt, der bekommt auch weniger. Oft hilft es doch nochmal schnell selbst nach der Lösung zu schauen. Das reduziert auch den Aufwand in deinem Postfach.

  • 5

    Du musst nicht jederzeit per E-Mail erreichbar sein und auch nicht sofort Antworten. Eine Antwort innerhalb von 24-48 Stunden ist vollkommen in Ordnung. Dabei kannst du auch schon die voraussichtliche Bearbeitungszeit in Aussicht stellen.

  • 6

    Betreff Zeilen können eine gute Wirkung erzielen. Zum Beispiel INFO, ANWEISUNG, ACTION und viele mehr.

  • 7

    E-Mails gut strukturieren! Nummerierungen, Auflistungen, Zeitangaben, Ziele. Mails mit zu vielen Themen darin, sind oft die schlechtere Wahl.

  • 8

    In den Verteiler sollten nur die notwendigen Personen kommen. Damit beugst du Missverständnisse und zu lange Bearbeitungszeiten vor.

  • 9

    Vertraulichkeit und sensible Themen sollten nicht per E-Mail kommuniziert werden. Grundsätzlich haben die meisten E-Mails den Charakter eines Handelsbriefes und sollten daher auch vertraulich behandelt werden.

  • 10

    Du solltest ehrlich und Transparent mit E-Mails umgehen. Dabei solltest du die Blindkopie am besten sein lassen. Kommt raus, dass du etwas per Blindkopie verteilt hast, kann das sehr unangenehm werden.

„Ich weiß nicht, ob es besser wird, wenn es anders wird. Aber es muss anders werden, wenn es besser werden soll.“

(Georg Christoph Lichtenberg)

Bei diesen 10 Punkten handelt es sich vorrangig um die inhaltliche Handhabung. Technische Details wie die Größe von Dateianhängen, oder  E-Mail-Archivierung sind ein zusätzliches Thema. Wenn du die oben genannten Punkte beachtest, machst du alles weitere auf einfacher.

Hat deine E-Mail einen gut gewählten Betreff, die wichtigen Empfänger und eine klare Struktur, in der alle wichtigen Daten gut erkennbar sind. Kann diese schneller bearbeitet werden, oft sparst du dir Anhänge und eine automatische E-Mail-Archivierung greift dann deutlich besser, wenn du so gut vorarbeitest. 

Innerhalb eines Teams, also der internen Kommunikation, macht es definitiv Sinn ein paar Regeln sowohl für E.Mails, als auch für die allgemeine interne und auch externe Kommunikation zu definieren.

Wir hoffen, dass Dir diese Punkte helfen und alles verständlich ist. Sag Bescheid, wenn du Fragen hast!

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Hier gibt es noch ein Link zu ein paar privaten und geschäftlichen E-Mail-Anbietern. Einige Anbieter aus beiden Bereichen stellen sogar kostenfrei weitere Dienste, wie Kalender, Erinnerungen etc. zur Verfügung. Das kann gerade beim Start eines Geschäfts echt helfen und sinnvoll sein.

ANBIETER FÜR PRIVATE E-MAILS: → gmx.net //→ googleMAil //→ yahoo Mail

ANBIETER FÜR GESCHÄFTLICHE E-MAILS: →Microsoft Office 365 // → Thunderbird