Alle Formen von Besprechungen stellen eine kleine Herausforderung dar. Mehrere Personen müssen zu einem gewissen Termin Zeit haben, die Themen für die Besprechung müssten am besten vorher klar sein und vieles, vieles mehr. Auch innerhalb des Meetings gilt es auf einiges zu achten. Daher zeigen wir dir unsere 20 Tipps für eine bessere Meetingkultur!
Zuerst 10 Punkte für die Vorbereitung deines Meetings:
1 Zielsetzung, was soll erreicht werden?
2 Agenda sinnvoll und passend vorbereiten
3 Teilnehmerkreis festlegen und auch beschränken
4 Terminversand und Zusagen aller Teilnehmer
5 Raumbuchung mit genügend Puffer vor- und nach dem Meeting
6 Inhalte: kurz, knapp und präzise, arbeite auch mit Bildern
7 bei mehreren Sprechern, Abstimmung von Zeit und Inhalt
8 Bestimmung der Rollen, Protokollführer, Moderator etc.
9 Vorbereitung Handouts, oder Aufgaben für die Teilnehmer
10 Technischer Check Beispiel, Notebook, Bildschirm, Beamer…
Diese Punkte kannst du der Reihe nach abarbeiten und das Meeting an sich somit gut vorbereiten. An der Stelle ist Vorbereitung wirklich alles. Nichts ist ärgerlicher, als in einer Besprechung super in Fahrt zu sein und plötzlich fehlt etwas, oder du musst unterbrechen, weil an irgendetwas nicht gedacht wurde.
Jetzt bekommst du 10 Punkte für die Durchführung deines Meetings:
1 Starte pünktlich
2 Disziplin zu Beginn ansprechen und beibehalten (keine Handys, sonstige Unterbrechungen)
3 Einleitung durch Agenda und Zielsetzung
4 Behandlung der Themen auf der Agenda, Punkt für Punkt durchgehen
5 Fragen zulassen und befürworten
6 Themenspeicher für spätere Wiedervorlage, oder Bearbeitung
7 Dringlichkeit der Anliegen legt der Moderator/ Sprecher fest
8 Ausgeglichenheit der Wortmeldungen bei den Teilnehmern
9 Aktiv Feedback für Entscheidungen einfordern, alle sollen daran teilhaben
10 Zum Ende Resümee des Meetings, Zusammenfassung des Besprochenen und der nächsten Schritte, gib dabei auch einen Ausblick
Diese Punkte sind vor allem wichtig, um den Ablauf des Meetings sauber und fair zu gewährleisten. Unterbrechungen auf Grund von Handys, Getuschel oder ähnlichem sollte es somit nicht geben. Wenn man diese Vorgaben nutzt, dann kommt man auch deutlich schneller zum Ziel.
Als wesentliche Aufgabe zu einem Meeting gehört auch die Nachbereitung dazu. Dazu haben wir nochmal drei Punkte zusammengestellt, welche dir bei der Nachbereitung deines Meetings helfen können.
1 Versand oder Ablage des Protokolls zur Sitzung. Getroffene Entscheidungen sollten markiert und die daraus resultierenden Maßnahmen daraus aufgezeigt werden. Die dafür verantwortlichen Personen, sowie Zeitplan gehören ebenfalls dazu.
2 Das Controlling der Aufgaben und die Abfrage der Zwischenstände
3 Außerdem die Teilnehmer dauerhaft auf dem Laufenden halten
Das waren unsere 20 Tipps für eine bessere Meetingkultur! Wenn du diese Punkte in deiner Planung, Durchführung und Nachbereitung deines Meeting berücksichtigst, solltest du einen erfolgreichen, sowie professionellen Ablauf gewährleisten können. Ein Meeting soll den Teilnehmern helfen, sie informieren, ihnen Mehrwert bieten. Das Ganze möglichst kurz und präzise. Wenn du das schaffst, wirst du geniale Meetings organisieren und durchführen können.
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Mit Microsoft Teams kannst du auch online Meetings abhalten. Gerade in Zeiten von Corona sehr hilfreich!
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