Der Schlüssel liegt im Umgang mit deiner Zeit.

Oft sind wir uns der begrenzten Zeit, die wir zur Verfügung haben absolut nicht bewusst. Gerade im Arbeitsalltag, verbergen sich so viele Zeitfresser, die uns enorm behindern. Wie kannst du diese herausfinden und anschließend optimieren? Stell Dir folgende Fragen und beantworte diese direkt. Mit dem Resümee daraus, solltest du deinen Arbeitstag deutlich besser strukturieren können.

Was sind deine Hauptaufgaben?

Es stellt sich oft heraus, dass Unternehmen die Aufgabengebiete der einzelnen Mitarbeiter nicht genügend dokumentieren und aufzeigen. Die Beschreibung deiner Tätigkeit und Aufgabengebiete findest du meistens in der Job-Role, oder du hast mit deinem Vorgesetzten einen Aufgabenplan entwickelt. Wenn nicht, dann solltest du dies dringend tun. Zum einen ist es für dich gut, denn sonst kann das Gefühl entstehen nichts gemacht, oder geschafft zu haben. Das ist schlecht, denn jeder möchte teilhaben und etwas zum Erfolg beitragen. Zum anderen ist eine gewisse Nachvollziehbarkeit auch gut für deinen Vorgesetzten, denn sonst kann auch er niemals bewerten, ob du deine Arbeit sehr gut machst, oder eben nicht.

Sind deine Hauptaufgaben nach Dringlichkeit/ Fälligkeit sortiert?

Hier macht es Sinn deine To-do´s immer auf dem Schirm zu haben. Sei es auf einer Liste, oder einem modernen Tool wie beispielsweise SLACK. Hier kannst du sehr gut Aufgaben strukturieren und kategorisch auflisten, sowie den jeweiligen Status herausstellen. Denn oft gibt es Aufgaben, die nicht nur du bearbeitest, sondern ein ganzes Team. Oder du benötigst von jemandem Zuarbeit. Gerade dann ist es wichtig, den Status einer Aufgabe im Blick zu behalten und gut nachvollziehen zu können. Außerdem solltest du Aufgaben priorisieren und immer der Wichtigkeit oder Fälligkeit nach abarbeiten. Ausnahmen wird es immer geben. Allerdings solltest du ein grundsätzliches Vorgehen für dich definieren. Also einen Standard schaffen! Das macht es für dich leichter, aber auch für Urlaubsvertretungen, oder Übergaben.

Wieviel Prozent deiner Zeit verbringst du mit deinen Hauptaufgaben?

Es ist auch sinnvoll zu prüfen, wie viel Zeit du überhaupt mit deinen Hauptaufgaben verbringst. Oft wird an dieser Stelle schnell klar, dass zu viel Zeit für unwichtige und nebensächliche Dinge draufgeht. Man schafft Dinge nicht, weil man sich um unwichtiges kümmert. Klingt verrückt? Ist aber ganz, ganz oft der Fall! Schau also welche Aufgaben welchen Anteil deines Tages einnehmen. Sollte das Gewicht falsch wiegen, so gleiche es schnellstens aus. Geben auch Aufgaben zurück, wenn sie nicht zu deinem Bereich gehören. Zumeist lassen sich solche Angelegenheiten gut in einem Meeting mit den Kollegen besprechen.

Wieviel Prozent deiner Zeit bist du online, oder telefonisch erreichbar?

Ein Trugschluss in der heutigen Arbeitswelt! Du muss immer erreichbar sein. Völliger Unsinn! Musst und sollst du nicht. Man ist deutlich interessanter, wenn man nicht permanent an das Telefon geht, oder nach Sekunden auf eine E-Mail antwortet. Es ist wichtig sich konzentriert an Aufgaben zu setzen und diesen die nötige Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen. Ansonsten passieren Fehler, oder es entstehen mittlere Ergebnisse. Möchtest du nur mittelmäßig sein? Natürlich nicht. Außerdem bist du deutlich schneller und somit effizienter, wenn du nicht permanent gestört wirst. Trage in deine Planung ruhig Bearbeitungszeiten ein. Oder Blocker in denen du nicht gestört werden willst. Teile deinen Kollegen mit wann du deine Ruhe brauchst, sie können es sonst nicht wissen.

Wieviel Zeit hast du durch unnötige, oder vermeidbare Tätigkeiten verloren?

Jeder verliert Zeit für wichtige Dinge, weil er sich um unwichtige kümmert. Um zu wissen, was unwichtig ist, oder auf deiner Aufgabenliste ganz unten steht, musst du erarbeiten, welche Aufgaben welche Priorität haben. Schau dir dann genau an, was du dir sparen kannst. Vielleicht kannst du auch Aufgaben abgeben, die gar nicht in deinen Aufgabenbereich fallen, oder für die du keine Zeit hast. Gerade als Teamleiter muss man nicht alles selbst machen. Dort kannst du Aufgaben delegieren. Wichtig dabei: Wenn du Aufgaben delegierst, bleibst du der Inhaber und damit dafür verantwortlich. Wenn du Aufgaben vollständig übergibst, trägst du nicht mehr die Verantwortung dafür und bist nicht mehr der Inhaber der Aufgabe. Überprüfe regelmäßig welchen Aufgaben du dich im Laufe der Woche gewidmet hast und verbessere deinen Blick für das Wesentliche.

Wie kannst du in Zukunft verlorene Zeit vermeiden?

Wenn du die erst genannten Punkte erarbeitet hast, dann hast du ein klareres Bild deiner Beschäftigung, sowie deiner Aufgaben. Das ist essentiell. Du solltest dir eben eine Struktur für deinen Tages- und Wochenablauf erarbeiten. An dieser Stelle heißt es nun, konsequent sein! Arbeite die Dinge nach deiner erarbeiteten Struktur ab. Auch wichtig! Nicht ablenken lassen. Besonders bei E-Mails, Chats und Telefonaten besteht die Gefahr, dass sie dich permanent stören. Halte dich an diese Punkte und dein Arbeitsalltag wird strukturierter, aber auch entspannter. Auch deine Kollegen sind ein Herd unnötiger Tätigkeiten. Wenn Kollegen permanent um Hilfe bitten, weil sie sich die Dinge nicht notieren, oder merken, dann darfst du auch nein sagen. Genauso, wenn du in einer wichtigen Sache konzentriert arbeitest, dann lass dich nicht stören. Stell ein Schild „Bitte nicht stören“ auf, oder sage deinem Kollegen, er soll später wiederkommen. Du wirst deutlich weniger Stress haben, dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und somit deutlich effektiver arbeiten können.

Nützliche Tool

Es gibt natürlich auch ein paar nützliche Tools, um deine Aufgaben zu strukturieren, oder auch im Team mit anderen zu arbeiten. Eventuell helfen dir manche davon, oder dein Arbeitgeber führt sie insgesamt im Unternehmen ein.

SLACK: Ein gutes Tool um deine Aufgaben im Überblick zu behalten. Außerdem macht es Struktur in der Teamarbeit möglich. Es gibt sogar Integrationen in Google, oder Microsoft Office 365. Hier der Link zum Tool slack.com

ASANA: Auch hier kannst du deine eigene Arbeit und deine Aufgaben strukturieren. Auch Teamarbeit ist möglich. In der einfachsten Version allerdings begrenzt auf maximal 15 Mitglieder. Hier geht es zum Tool asana.com

Bei beiden Tools kannst du auch nach gängigen Projektmanagement Methoden wie Scrum (eher bei der Softwareentwicklung und Verwaltung üblich) und Kanban (eher für Prozessabläufe gedacht, wurde von Toyota entwickelt) nutzen. Ich selbst nutze eine abgewandelte Form des Kanban Boards um meine Aufgaben strukturieren und nachvollziehen zu können.

Interessant kann an der Stelle auch unser Artikel zum Thema Digitalisierung sein! Dieser zeigt die Chancen und Risiken unter anderem von digitalen Arbeitsmethoden auf.

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